← Blog / Integracja SAP i Salesforce

Status KSeF w Salesforce: co ma widzieć handlowiec z SAP

Opublikowano: 20 października 2026

Faktura wystawiona w SAP ma od 2026 roku dodatkowy etap poza systemem finansowym: trafia do KSeF, tam jest przyjmowana albo odrzucana, a dopiero po przyjęciu dostaje numer KSeF. Handlowiec i zespół windykacji pracują w Salesforce, więc ta informacja musi tam dotrzeć, bo inaczej każde pytanie klienta o fakturę kończy się telefonem do finansów.

Co zmienia KSeF w integracji SAP z Salesforce

KSeF dodaje do faktury dwie informacje, których CRM dotąd nie przechowywał: numer KSeF i status przetwarzania. Numer nadaje system po przetworzeniu faktury, więc nie ma go w treści wysyłanej przez sprzedawcę, a według Fakturowni różni się od numeru faktury nadanego przez podatnika. Integracja SAP z Salesforce, która do tej pory przenosiła zamówienia, klientów i salda, dostaje więc nowy obiekt do synchronizacji.

Poradniki wdrożeniowe skupiają się na innym odcinku trasy. Przewodnik LeverX opisuje wdrożenie KSeF w SAP: schemat FA(3), API, testy oraz wysyłkę i odbiór faktur. To potrzebna część pracy, ale kończy się na ERP. Przepływ opisany w dalszej części wpisu to propozycja układu, a nie przepis z dokumentacji KSeF ani opis konkretnego wdrożenia.

Luka jest praktyczna. Handlowiec rozmawia z klientem o fakturze, której status zna tylko finanse, a windykacja ma w Salesforce saldo bez informacji, czy dokument został przyjęty przez KSeF.

Jak pokazać status faktury z KSeF w Salesforce

Status pokazuje się w Salesforce na rekordzie faktury, który SAP aktualizuje po odpowiedzi z KSeF. SAP pozostaje źródłem prawdy o statusie, bo to on wysyła fakturę i odbiera odpowiedź, a Salesforce wyświetla jego kopię.

Przepływ wygląda tak: SAP wysyła fakturę do KSeF, odbiera wynik i przekazuje do Salesforce komunikat z numerem faktury, numerem KSeF, statusem i datą zdarzenia. W Salesforce dane trafiają na rekord faktury powiązany z kontem klienta i z zamówieniem, dzięki czemu fakturę można zobaczyć zarówno z poziomu konta, jak i zamówienia. Proponowany podział pól między role wygląda tak:

Według komunikatu Ministerstwa Finansów obowiązek zaczyna się 1 lutego 2026 roku dla firm ze sprzedażą (wraz z VAT) powyżej 200 mln zł w 2024 roku, a odbieranie faktur przez KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich od 1 lutego 2026 roku, a zestawienie mBanku podaje 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców. Według ksef.podatki.gov.pl kary wchodzą 1 stycznia 2027 roku, i wtedy kończy się też przejściowy wyjątek związany z kwotą 10 000 zł.

Jakie statusy i zdarzenia warto wysyłać do CRM

Do CRM mają sens cztery zdarzenia: wysłana, przyjęta z numerem KSeF, odrzucona z powodem i korekta. Każde z nich ma innego adresata po stronie sprzedaży lub windykacji.

Wysłana oznacza, że faktura jest w drodze i nie ma jeszcze numeru KSeF, więc handlowiec wie, że potwierdzenia przyjęcia jeszcze nie ma. Przyjęta z numerem KSeF potwierdza, że system przetworzył i zidentyfikował fakturę, a numer można podać klientowi w rozmowie. Termin płatności wynika natomiast z warunków handlowych i z zasad księgowych, a nie z samego nadania numeru, więc nie należy go z tym statusem automatycznie wiązać. Korekta przechodzi ten sam obieg co faktura i po przyjęciu dostaje własny numer, a w schemacie FA(3) odwołuje się do numeru KSeF faktury korygowanej. W Salesforce warto zapisać to odwołanie jako pole typu lookup do rekordu faktury pierwotnej.

Najwięcej uwagi wymaga odrzucenie. Odrzucona faktura nie otrzymuje numeru KSeF i wymaga obsługi po stronie finansów, a od tego, jak szybko informacja o tym dotrze do CRM, zależy rozmowa z klientem. Bez statusu handlowiec może zapewniać o fakturze, która nie została przyjęta, i zaczyna się spór o to, czy klient dokument w ogóle dostał i od kiedy. Jak odrzucenie wpływa na status prawny dokumentu, to kwestia do potwierdzenia w aktualnych przepisach i dokumentacji Ministerstwa Finansów, dlatego CRM powinien pokazywać fakt techniczny, a nie wykładnię. Handlowiec, który widzi status „odrzucona”, może uprzedzić klienta, że finanse poprawiają dokument.

Odpowiedź błędu z KSeF zawiera kod i komunikat techniczny, którego nie ma sensu pokazywać handlowcowi wprost. Kody trzeba przełożyć na krótki komunikat po polsku, na przykład „duplikat faktury”, a pełny kod zostawić w polu widocznym dla finansów. Kody się zmieniają, bo Ministerstwo Finansów dopisuje nowe w dokumentacji API, więc słownik tłumaczeń wymaga utrzymania.

Jak zintegrować KSeF z SAP i CRM, żeby handlowcy widzieli faktury klienta

Integracja obejmuje trzy elementy: ustalony status w SAP, mapowanie faktury na klienta i zamówienie oraz widok w Salesforce. Kolejność prac zależy od projektu, ale widok w Salesforce ma sens dopiero wtedy, gdy SAP ustalił, który stan jest końcowy, bo inaczej użytkownik zobaczy statusy zmieniające się kilka razy.

Pierwszy element to decyzja, który stan w SAP jest wiążący, na przykład dopiero odpowiedź KSeF, a nie sama wysyłka. Drugi to klucz łączący fakturę z kontem i zamówieniem; ten sam problem opisaliśmy we wpisie o statusie zamówienia z SAP, a faktura jest jego naturalnym przedłużeniem. Trzeci to widok: lista faktur na koncie, status na zamówieniu i raport dla windykacji.

Zostaje wybór czasu przekazania. Zdarzenia w czasie zbliżonym do rzeczywistego dają aktualny status w trakcie rozmowy z klientem, ale wymagają kolejkowania komunikatów, obsługi błędów i ponawiania. Przekazywanie wsadowe, na przykład co godzinę lub raz dziennie, jest prostsze i mniej obciąża interfejsy, za to informacja o odrzuceniu może dotrzeć do handlowca później, niż klient zadzwoni. Możliwy jest też układ mieszany, w którym odrzucenia idą od razu, a reszta wsadem, kosztem dwóch ścieżek do utrzymania.

Jednej rzeczy nie da się ocenić z góry: ile faktur i odrzuceń przejdzie przez interfejs, zależy od danych konkretnej firmy, i dopiero pilotaż pokaże, czy wsad wystarczy. Według dokumentacji API KSeF publikowanej przez CIRFMF numer KSeF ma zawsze 35 znaków (format NIP-RRRRMMDD-12 znaków szesnastkowych-2 znaki CRC), więc pole tekstowe w Salesforce warto ustawić na co najmniej 36 znaków.

Co sprawdzić przed startem

Przed startem warto ustalić pięć rzeczy:

• Kto jest właścicielem statusu faktury, czyli który dział odpowiada za jego poprawność w SAP.
• Jakie pola widzi rola handlowca, a jakie rola windykacji.
• Jak obsłużyć korekty, w tym powiązanie faktury korygującej z pierwotną na rekordzie.
• Kto w Salesforce ma uprawnienia do danych finansowych klienta, bo status faktury i saldo nie muszą być widoczne dla każdego handlowca.
• Kto utrzymuje słownik tłumaczenia kodów błędów.

Odpowiedzi na te pytania wyznaczają zakres pilotażu bardziej niż wybór techniki przekazywania danych.

FAQ

#KSeF #SAP #Salesforce #Windykacja #Integracja